O Enquadramento MEI ajuda muitos empreendedores que estão começando em seus negócios. Afinal, é uma forma de pagar menos impostos e crescer a empresa.
Todavia, esse regime tributário também traz algumas limitações para os empresários. Uma delas é que a organização não pode faturar acima de R$ 81 mil no ano.
Outra limitação é em relação à contratação de pessoal. O MEI pode ter apenas um funcionário registrado. Isso quer dizer que quando uma empresa começa a crescer, o desenquadramento se torna inevitável.
E junto com ele também é imprescindível tomar alguns cuidados como a distribuição de lucro, a separação das despesas e outros fatores que veremos mais adiante neste artigo.
O controle de caixa e de lucros
O primeiro cuidado que um empreendedor precisa ter quando sua empresa cresce é o controle de caixa e de lucro. Em primeiro lugar é necessário compreender que caixa não significa necessariamente lucro.
Até porque toda empresa precisa de um capital de giro que em alguns momentos do mês vão para o caixa, para depois serem novamente usados na compra de matéria-prima ou produto acabado para serem vendidos.
Dessa forma, dois controles se tornam essenciais: o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e o Fluxo de Caixa. Por meio deles é possível saber o quanto uma empresa está lucrando e o quanto está gerando de caixa.
Eles servem de base para várias decisões, como:
- melhorar a precificação do produto ou serviço;
- reduzir custos;
- ajustar o prazo das contas a pagar e receber;
- determinar o pró-labore dos sócios;
- reinvestir o lucro.
Assim sendo, quando os sócios passam a analisar os dados obtidos por meio desses dois relatórios eles têm mais base para tomar uma decisão.
A separação das despesas físicas e jurídicas
Para que se tenha um fluxo de caixa organizado, bem como um DRE que represente fielmente a realidade da empresa, é crucial que os sócios separem as despesas da pessoa física das despesas da pessoa jurídica.
Basicamente as despesas da pessoa física são aquelas necessárias para sua vida pessoal como por exemplo: aluguel ou prestação da casa, escola dos filhos, supermercado, lazer, contas básicas de água, luz, internet, telefone residencial etc.
Já as contas da pessoa jurídica representam os gastos que se tem com a empresa que podem ser classificados em: despesas fixas, despesas variáveis e custo da mercadoria vendida.
As despesas fixas são aquelas que todos os meses precisam ser realizadas como aluguel da sede da empresa, água, luz, internet, salários dos funcionários, encargos sobre salários, dentre outros.
Já as despesas variáveis representam os custos que variam junto com as vendas, como impostos sobre a circulação de mercadorias e sobre o faturamento, e as comissões pagas aos vendedores.
Por fim, o custo da mercadoria vendida é a matéria-prima adquirida de fornecedores. Ela é usada para a produção. Já no comércio físico ou digital esse custo representa a aquisição do produto acabado junto aos fornecedores.
A retirada pró-labore dentro do negócio
Em vista do que falamos, a maneira mais organizada de manter a separação entre os gastos da pessoa física e jurídica é por meio de uma retirada pró-labore que não significa lucro do negócio.
A retirada pró-labore representa o salário que os sócios têm pelos serviços que prestaram durante o mês. Afinal, em uma pequena empresa é comum que os sócios trabalhem, seja na parte financeira, nas vendas ou nas compras.
Essa retirada precisa ser condizente com o valor pago por um profissional da área no mercado, assim como a realidade da empresa. Lembrando que sobre esse valor será retido o Imposto de Renda da Pessoa Física, assim como a contribuição junto ao INSS.
Ao determinar o pró-labore, um jeito mais organizado é pagá-lo uma vez ao mês, preferencialmente junto com os salários dos colaboradores. Assim será feito um único Pix para os sócios e as contas da pessoa física deverão ser pagas desse valor.
A distribuição de lucro aos sócios
Falamos no início deste artigo que um dos relatórios mais importantes para se ter depois que você perde o enquadramento MEI é o Demonstrativo do Resultado do Exercício.
Ele evidencia a Receita Bruta, ou seja, todo valor que entrou na empresa, e subtrai todas as despesas de forma discriminada: despesa fixa, despesa variável, despesa financeira (juros e taxas bancárias), e custo da mercadoria vendida.
A retirada pró-labore se encaixa dentro das despesas fixas. Dessa forma, ao subtrair todos os custos da receita sobra-se o lucro do negócio, ou em alguns casos prejuízo.
Quando se tem prejuízo é importante rever as estratégias, repensar custos, e até mesmo avaliar se vale a pena continuar com a empresa. Em caso de lucro há dois caminhos a se seguir: fazer a distribuição ou reinvesti-lo no negócio.
Geralmente a decisão tomada pelos sócios é distribuir uma parte do lucro e reinvestir outra parte. O percentual para cada uma dessas ações depende do setor que a organização está e da estratégia de crescimento dos sócios.
Essa distribuição de lucro pode ser feita anualmente, mas é possível antecipá-la no decorrer dos meses. Nesse caso não há incidência de INSS e nem de IRRF.
A importância da escrituração contábil
Como pudemos ver ao longo deste artigo, assim que há o desenquadramento MEI é fundamental que a empresa passe a ter alguns relatórios contábeis à sua disposição para avaliar como está a situação financeira real.
Com base nisso, pode-se tomar decisões importantes como redução de custo, reinvestimento do lucro, definição do pró-labore, etc.
No entanto, para se ter relatórios gerenciais confiáveis é necessário contar com uma boa assessoria contábil. Pois, o contador será o responsável por colher os dados enviados pelos sócios e transformá-los nesses relatórios que citamos.
Aos sócios, cabe apenas analisar os números apresentados e tomar as decisões mais acertadas. Assim evita-se a confusão entre despesa física e jurídica, a desorganização das contas e até mesmo a falência da empresa.
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Por José Carlos Sanchez Júnior, Administrador e Redator
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